Förarbetet

Organisationen

Från sju till över 200, och tillbaka

Kehitys är byggt för att växa när ett uppdrag kräver det och krympa när det är klart. Kärnan är sju personer med spetskompetens inom komplex projektledning, showledning, teknik, scen, artisthantering, gästflöde och digital utveckling. Runt dem finns specialister vi har arbetat med länge, och under uppdraget är de en del av vårt team, med samma brief, samma körschema och samma kontaktväg.

För Publicis 100 växte teamet från sju personer till 79 på eventdagen. Med Grand Hôtel och Publicis egna team arbetade över 200 personer samma dag. Kvällen efter var Kehitys tillbaka på sju.

Det här betydde det för Publicis

Gästplattformen

Ett system för hela eventet

De flesta event drivs av en rad olika system: ett formulär för anmälan, ett mejlverktyg, en gästlista på papper i entrén, garderobsbiljetter, kassor i baren och en fotograf som mejlar en länk veckan efter. Publicis 100 drevs av ett enda system, och Kehitys byggde det från grunden.

En inbjudan som blev en relation

Alla 1 028 gäster fick en personlig inbjudan med en egen länk. Länken var inte bara en anmälan. Den var gästens ingång till hela jubileet, från juni till dagen efter. Där tackade gästen ja, uppgav allergier och gav bildsamtycke. Där kom programmet när talarna släpptes, praktisk information inför dagen, passet, rumsbeskedet, dryckesbiljetterna och till sist det egna bildgalleriet. Gästen behövde aldrig leta efter något. Allt fanns redan i länken.

All kommunikation genom samma kanal

Drygt 5 000 mejl i 17 versioner gick från Publicis egen avsändare, anpassade efter var varje gäst befann sig. Den som tackat ja fick programmet, den som inte svarat fick en ny chans och den som bara var bjuden till kvällen fick sin egen inbjudan. Under kvällen samordnades kommunikationen till 549 gäster genom totalt 1 913 meddelanden och pushnotiser: vilket rum de skulle till, när det bjöds på en drink och vem som vunnit.

Vakternas system och barens kassa

Samma plattform var personalens arbetsverktyg. Vakterna checkade in gästerna med passets QR-kod, med namnsökning som reserv. Som mest kom 166 gäster in på en kvart. Baren fungerade som en kassa utan pengar. Gästen valde dryck och bartendern skannade passet med en iPad. Inga kontanter eller kort hanterades och inga transaktioner gick via Grand. Varje drink registrerades: 1 952 drinkar vid sex barer. Det gav Publicis en egen, oberoende siffra att stämma av mot fakturan. Oanvända biljetter gick tillbaka till potten, så Publicis betalade för det som faktiskt serverades.

Styrning i realtid

Eftersom allt låg i samma system kunde kvällen styras medan den pågick. Klockan 17.09 fick alla gäster sitt rumsbesked på en gång. När baren blev för trång öppnades Bar 6. Två rundor med ”A drink on Publicis” gick ut till över 450 gäster var, på några minuter. Partnerna syntes direkt i barmenyn.

Insikter som annars hade gått förlorade

Plattformen visade svarsfrekvensen i tid, och uppföljningen per kundansvarig gjorde att 181 av 441 inbjudna kunder till slut tackade ja. Publicis vet nu vem som tackade ja, vem som kom, vem som deltog i tävlingarna och vem som var kvar på kvällen, per kund och per kundansvarig. Data om ankomster, bartryck och val av dryck finns kvar som underlag för nästa event.

Tävlingar i samma länk

Två tävlingar kördes i gästplattformen. I TUI-quizet svarade gästerna på frågor i sin länk, med presentkort från TUI som pris. I Mini MBA-tävlingen skänkte Mark Ritson en plats på sin utbildning. 258 gäster deltog, och vinnarna visades samtidigt i plattformen och på scenens skärmar.

Plattformen ägs och förvaltas av Kehitys. Den är byggd för att användas igen.

Set design

Tankarna, och hur det godkändes

Scenografin planerades rum för rum, i den ordning gästen möter dem. Allt var fristående och anpassat efter ett k-märkt hus.

Samarbetet med Grand

Ett anrikt hus. En specialbyggd lösning.

Allt planerades nära Grand Hôtel. Mycket behövde vridas och paketeras om för att passa både husets förutsättningar och Publicis mål.

Kehitys höll fem planeringsmöten med Grand och stämde av varje del av dagen: flöden, kapacitet per sal, mat och dryck, teknik, garderob och omriggen.

Några av frågorna som löstes tillsammans: var 550 stolar skulle ta vägen under omriggen, hur det höjbara golvet kunde köras utan gäster i rummet, hur garderoben skulle rymma både dag- och kvällsgäster, och hur övervåningen skulle ta emot gäster under mingelmiddagen.

Talare och DJs

Innehållet på scen, energin på golvet

Talarna valdes för att ge dagen tyngd, och de släpptes en i taget. Varje nytt namn blev ett eget nyhetstillfälle, med mejl och påminnelse som byggde upp förväntan fram till den 25 september.

Talarna

Mark Ritson, Dr. Jana Werner och Andrew Tindall: tre röster som marknadsförare världen över lyssnar på, om varumärken, organisation och kreativ effekt.

”Jag älskar Sverige, jag älskar Publicis.”

Publicis på scen

Mellan talarna stod Publicis egna ledare på scenen. Varje internationell talare fick en motpart från gruppen, och samtalet efteråt knöt innehållet till Publicis kunder.

Publicis ägde kontakten med talarna. Kehitys säkrade deras tekniska och grafiska behov: headset och clicker, prompter, film i presentationerna och en gemensam presentationsmall.

Kvällens line-up

Line-upen kuraterades för att ge festen kulturell trovärdighet och knyta Stockholm till Paris, där Publicis grundades.