Produktionen
Ett begränsat byggfönster, ett kulturhistoriskt hus och ett program som skulle växla från seminarium till klubb. Produktionen planerades zon för zon för att hålla ihop kvalitet, säkerhet och tid.
24–25 september
Från tom sal till färdigt hus
Byggfönstret var kort och huset k-märkt. Allt planerades zon för zon så att varje team visste när och var.
- 24.09, 08 – 20Byggdag
Det mesta av tekniken riggades: ljud, ljus och LED. Fotoväggar och fotobås sattes upp, möbler levererades till Stallgatan 6 och floristerna började preppa blommorna.
- 25.09, fram till 11.00Sista detaljerna
Alla stolar ställdes ut, borden dukades och dekor, skyltning och blommor kom på plats.
- 11.00Soundcheck
Ljud, bild och körschema genomgångna med scenen.
- 13.30Allt på plats
All personal på sina positioner. Publicis medarbetare släpptes in först för att få igång stämningen.
- 17.15 – 18.30Omriggen
Vinterträdgården byggdes om från seminariesal till klubb medan gästerna åt i Royals och Bolinderska. Cirka 60 personer bar ut 550 stolar och möblerade om salen på en timme.
- 00.00 – 03.00Nedrigg
Allt monterades ned och lämnades ut samma natt.
Teknik
En grundrigg, två lägen
Grand Hôtel och husets teknikpartner stod för grundpaketen. Kehitys designade helheten, kompletterade med ljudsystem och ljus och ansvarade för bild, presentationer och visuals. Lucas ledde teknik och scen med tre specialistteam och synkade talare och DJs.
Seminariet
Ljud och bild för tre talare, fyra presentatörer och AI-röster. Headset och clicker till alla på scen.
Skärmar och presentationer
En stor LED-skärm i mitten. Presentationsmall för talarna och lugn grafik mellan talen.
VJ och projektionsmappning
Bilden följde musiken och gjorde rummets arkitektur till en del av klubben. Under talen låg en glitterprojektion i taket, och klockan 22 tog lasern över rummet.
Från dag till kväll
Grundriggen låg kvar hela dagen. Inför kvällen kompletterades den med DJ-bås, laser och VJ, och ljus och ljud ställdes om för dansgolvet.
En teknikposition
All teknik styrdes från en position i rummet, draperad för att synas så lite som möjligt.
Drift
Egna system för gästflöde och drift
Kehitys ersatte delar av Grands egna lösningar där det gav gästerna en bättre upplevelse, och kompletterade husets personal med ett eget team.
Baren.
Barsystemet byggdes om tillsammans med Grand, så att alla sex barer gick genom gästplattformen. Under kvällen blev det 1 333 beställningar och 1 952 drinkar i systemet. Totalt serverades 5 582 drycker under dagen: 700 i förminglet, 1 880 under mingelmiddagen, 1 952 via barerna i plattformen och 150 flaskor vin, cirka 1 050 glas, som serverades utanför systemet. Kaffe och alkoholfritt kommer utöver det.
Kvällens topp.
Mest tryck var det mellan 19 och 20, med 305 beställningar på en timme. Bar 6 sattes upp kl 19.57 för att möta efterfrågan och serverade 162 beställningar och 251 drinkar resten av kvällen. En expressbar kortade köerna.
Värdteamet.
Under kvällen fanns ett eget värdteam från Kehitys som kompletterade husets personal. Värdarna visade gästerna rätt, var någon att vända sig till med frågor och höll flödet igång mellan salarna.
Beredskap
Allt som kunde gå fel hade en plan
Ett event med 549 gäster, ett kulturhistoriskt hus och en omställning på en timme lämnar inget utrymme för improvisation. Varje risk kartlades i förväg och fick en ägare och en rutin.
Försäkring och ansvar. Ansvarsförsäkring och arrangörsansvar kontrollerades inför eventet. Grand ansvarade för huset, Kehitys för produktionen. Skador, kvarglömt och inhyrd utrustning kvitterades vid överlämningen till Grand klockan 03.00, så att inget dök upp på slutfakturan i efterhand.
Säkerhet på plats. Leon ledde entrén med eget team, med Grands tolv vakter i bakgrunden och egna vakter vid den privata entrén till Soho House. Utrymningsvägarna gicks igenom en gång till efter omställningen, före 18.30, när 550 stolar hade flyttats och möbler ställts in. Grand stod för första hjälpen, och alla nyckelroller hade en namngiven backup.
Om appen gick ner. Utskrivna gästlistor fanns i entrén, uppdaterade kvällen innan. Bara Adde eller Aron fick besluta om manuellt läge, och vakterna skulle då släppa in på namnlista direkt. Ingen växling behövdes, men plattformen åtgärdades medan den användes: när två iPads loggade in på samma bar löstes det på plats, och när trycket ökade öppnades Bar 6 utan avbrott i serveringen.
Väder och transport. Gästerna kunde få köa på Blasieholmen en kväll i slutet av september, så ett tält vid entrén var förberett med Grand om det skulle regna. Taxibilar var förbokade till 23.45, så att 300 personer inte beställde samtidigt och fastnade på vägen till Soho House.
Människorna. De som arbetade hela dygnet, från rigg på morgonen till 02.00, hade måltider och pauser inplanerade. Det är framåt klockan 21 som trötta team börjar fatta dåliga beslut.