Efteråt
Eventet skulle leva vidare efter sista gästen. Här är materialet, lärdomarna och vart modellen kan ta Publicis härnäst.
Foto och film
Som en del av en global kampanj
Materialet skulle inte kännas som svensk eventdokumentation, utan som en del av Publicis Groupes globala kampanj ”A Lion Never Gives Up”. Edith Piaf-momentet klockan 17.12 var dagens viktigaste bild, eftersom det är där det globala möter det lokala.
Två filmer, ett formspråk.
Dag och kväll filmades med samma tempo, 120 BPM, så att filmerna hör ihop. Referenserna var aftermovies från SXSW och Brilliant Minds: en film som börjar i detaljer och tomma rum och slutar i människor och energi.
Rummet i fyra lägen.
Tomt, under ankomsten, under omställningen och som färdig festmiljö innan dörrarna öppnade.
Fotoväggen som en premiär.
Rakt framifrån, i helfigur och med logotyperna synliga från topp till botten.
En produktion, inte fem fotografer.
Vitbalansen sattes efter ansiktena, med gråkort vid varje ljusbyte och en gemensam grade efteråt.
Ett team lett av Robert, Sebbe och Lavan, med sex fotografer och två filmare, dokumenterade eventet från ankomst till dansgolv. Tre redigerare arbetade med materialet efteråt. Kehitys levererade 4 600 bilder, både i råformat och redigerade, och fyra filmer, bland dem en från efterfesten på Soho House och en recap av hela produktionen. Bildlistan följde Emma Thorps shot list.
- 26.09Personliga gallerier
556 gäster fick ett tackmejl med sitt eget bildgalleri och ett nedladdningsbart arkiv.
- 26–28.09Urval och redigering
Alla bilder levererades oredigerade till Emma under helgen, så att Publicis snabbt kunde välja. Kehitys gick dessutom igenom alla 4 600 bilder och tog fram ett eget urval.
- → 07.10Andra utskicket
Den 7 oktober fick gästerna ett andra utskick med bilder och filmerna från dagen.
Vimmel
100 bilder från dagen
Av 4 600 bilder har vi valt ut 100. De visar inte talarna eller scenen, utan människorna: kunder och kollegor vid fotoväggen, samtalen i minglet, dansgolvet efter tio och de sista gästerna på Soho House. Det är bilderna som visar att Publicis fyllde hundra år tillsammans med sina relationer.
Resultat mot uppdragets tre mål
Kunder – 181 tackade ja.
Av 441 inbjudna kunder tackade 181 ja, trots att bara 37 % hade svarat i augusti. Närvarolistan per kundansvarig gör uppföljningen konkret.
Medarbetare – hela gruppen samlad.
263 medarbetare tackade ja, och gruppen var samlad från seminarium till dansgolv.
Branschen – internationellt innehåll, stark närvaro.
47 medier tackade ja. Tre internationella keynotes, DJs från Paris och fem partners, varav tre medfinansierade dagen.
Key learnings
Det här fungerade
Fyra saker som bar dagen och som går att bygga vidare på.
Ett hus för hela dagen gav en obruten upplevelse.
Gästerna bytte aldrig lokal. Omriggen under mingelmiddagen gjorde seminariesalen till klubb utan att energin tappade.
Plattformen styrde gästflödet i realtid.
Rumsbesked, tokens och notiser gick ut när de behövdes. 363 gäster checkades in inom första timmen.
Profilen hölls i varje detalj.
Från mattan i entrén till menyer, speglar och svart floral. Bilderna efteråt bär varumärket av sig själva.
Tydliga mandat gav en sammanhållen leverans.
Publicis ansvarade för kundrelationer, talare, partneravtal och strategiska beslut. Kehitys utvecklade konceptet och ansvarade för produktion, gästplattform och kreativa leveranser. Den tydliga ansvarsfördelningen förenade Publicis varumärke och relationer med en samlad lokal genomförandekapacitet. Modellen är värd att pröva i fler uppdrag och på fler marknader.
Det här gör vi annorlunda nästa gång
Teknik utanför vår kontroll behöver en reservplan.
En IT-spärr stoppade save-the-date och domänen stängdes i juni. Domän och avsändare säkras i uppstarten.
Kundlistan är eventets viktigaste tillgång.
I augusti hade 73 % av medarbetarna svarat, mot 37 % av kunderna. Kunderna svarar senare än medarbetarna, och det behöver räknas in i tidsplanen.
Varje leverans behöver ett beslutsdatum.
Grafik, skyltning och fotovägg låg sist i kedjan och var beroende av att många andra delar var klara först. Beslutsdatumen läggs i tidsplanen från start.
Beställningen ska vara enkel även när trycket är som högst.
Gästerna valde dryck i appen innan passet skannades, vilket gav ett extra steg just där kön uppstod. I nästa version beställer gästen muntligt, bartendern slår in och passet bekräftar saldot.
Definiera effektmåtten innan inbjudan går ut.
Plattformen registrerade entré, bar, meddelanden och tävlingsdeltagande. Däremot saknades systematisk mätning av utgångar, användning av bildgallerier och gästernas upplevelse. Endast omkring var femte gäst hade push-notiser aktiverade. Nästa gång fastställs mätplan, kanalstrategi och en kort gästenkät före eventet, så att resultat kan skiljas från faktisk effekt.
Affär, ekonomi och ansvar
Partnerfinansieringen var en del av jubileets modell. Tre finansiella partners och två närvaropartners bidrog till genomförandet, samtidigt som Publicis var tydlig huvudavsändare.
Framåt
Från ett jubileum till en modell
Publicis 100 var inte första gången modellen användes. Det var den största prövningen hittills.
Testad i skarpt läge
1 028 inbjudna, över 200 personer i arbete och en omställning på en timme, utan att något föll mellan stolarna. Kehitys arbetar likadant i varje uppdrag: en liten kärna med spetskompetens, ett nätverk som skalar upp när uppdraget kräver det och ett dokumenterat arbetssätt från brief till rapport.
Samma modell, uppdrag efter uppdrag
Tillsammans med Publicis har modellen redan levererat för Publicis kunder: Aussie Curls 360°, ett eget rum för lockigt hår i köpcentrum i Stockholm och Köpenhamn med 739 000 i organisk räckvidd, Sensodyne Clinical White i Sverige och Norge, Head & Shoulders vid Stockholm Halvmarathon och StarCup, Gillette Venus 25 år och Gillette × Barry's. Varje gång har Kehitys stått för koncept, produktion, rekrytering, genomförande, content och rapport.
Flera marknader, samma leverans
Modellen har redan tagits över gränser: Aussie i Sverige och Danmark, Sensodyne i Sverige och Norge, EA Battlefield i fyra nordiska länder samtidigt och Red Bulls globala format från Sverige till Danmark.
Det som finns kvar efter Publicis 100
Plattformen.
Inbjudan, pass, bar, push och galleri kan startas för nästa event utan att något byggs från noll.
Arbetssättet.
Styrdokumentet, rollbriefingarna, körschemat och riskplanen finns och kan användas igen.
Datan.
Publicis vet vilka kunder som kom, vilka som deltog och vilka som stannade. Nästa inbjudan kan börja där den här slutade.
Bildbanken.
4 600 bilder och fyra filmer från dag och kväll, plus 556 personliga gallerier som gästerna redan har fått.
Nästa steg
Publicis 100 visade vad modellen klarar i störst skala. Samma modell kan användas för Publicis kunder i Norden, för globala satsningar som behöver landa lokalt eller för nästa jubileum, var det än hålls.
Film och bild
Se dagen igen
Ett urval från dag och kväll. Klicka på en bild för att se den större.
